Auftragsmanagement für Freelancer

Chris Chauvet ist seit seinem ersten Studienjahr am Epitech freiberuflicher Digital Consultant und Entwickler. Er ist für Kunden aus unterschiedlichen Branchen tätig (Pure Player, Startups, Investmentfonds…) und gewährleistet ein agiles Projektmanagement.

Wie erstellt man ein Lastenheft? Wie meidet man Fallstricke? Ist es sinnvoll, Kommunikationsregeln mit dem Kunden festzulegen? Das Malt-Team hat ihn zu diesen Themen befragt!

Was ist deiner Erfahrung nach der häufigste Fehler bei der Erstellung des Lastenhefts?

Soweit ich das beurteilen kann, ist der häufigste Fehler eine mangelhafte Bezeichnung des tatsächlichen Bedarfs auf Kundenseite. Das führt zu Missverständnissen zwischen Kunden und Freelancer. Häufig sind es nur Kleinigkeiten, die aber alle Beteiligten Zeit kosten. Hinzu kommt, dass der Kunde für gewöhnlich nicht bereit ist, nachzuverhandeln und Fristen zu verlängern.

Wie kann man dem vorbeugen?

Ich persönlich versuche immer, bei der Erstellung eines Lastenhefts möglichst alles mithilfe von Screenshots,Verläufen usw. zu dokumentieren. Das hilft mir dabei, mir einen besseren Überblick von einem Projekt zu verschaffen, kann aber im Streitfall auch als „Beweis“ herangezogen werden.

Wie ermittelst du dein Honorar?

Hierfür lege ich meine Prognose zugrunde, mein Betriebskapital… und auch die Projektdauer. Werden beispielsweise für ein Projekt drei Monate veranschlagt und besteht der Kunde auf einem Zahlungsziel von +30 Tagen, bekomme ich mein Geld frühestens vier Monate nach Arbeitsbeginn. Mein eigenes Betriebskapital ermöglicht es mir, dem Kunden finanzielle Flexibilität einzuräumen und nicht umgekehrt!

Welche sind deine bevorzugten Tools für die Kommunikation mit dem Kunden?

Primär das Telefon! Ich benutze aber auch Teamviewer, Google Doc, Hangouts… Ich passe mich da dem Kunden und dessen Kenntnissen an. Ich versuche aber immer, mit jenen Tools zu arbeiten, die ich selbst am besten beherrsche, und den Kunden in deren Nutzung einzuweisen. Mein Ziel ist es, den Kunden im Projektmanagement zu schulen, weil er proaktiv sein muss, um meine Fragen zu beantworten und mir Lösungen anzubieten…

Welche drei wichtigsten Ratschläge würdest du Freelancern geben im Hinblick auf den Umgang mit Kunden?

Sich nicht zu sehr auf das Zahlungsziel zu verlassen, um sich finanziell abzusichern. So vermeidet man, in eine finanzielle Schieflage zu geraten, oder endlose Überstunden einlegen zu müssen, um den finanziellen Rückstand aufzufangen…

Den Zeitaufwand für das Projektmanagement nicht unterschätzen. Ich persönlich lege immer einen Tag in der Woche fest, an dem ich mit dem Kunden telefoniere, um mit ihm die nächsten Fälligkeiten abzusprechen und mir die Abnahme der erbrachten Leistungen bestätigen zu lassen.

Die juristischen Vorgaben zum Datenschutz und zu Vertraulichkeitsvereinbarungen einhalten und im Zweifelsfall einen Rechtsexperten hinzuziehen.

Für mich sind das die zentralen Punkte, die es zu beachten gilt 🙂

Und Sie, möchten Sie auch weitere Tipps für das Auftragsmanagement mit anderen Freelancern teilen?