Steuern für Freiberufler – 9 Steuertipps von den Profis

Die Gründer von Accountable waren vor Kurzem bei unserer Malt Academy zu Gast, um euch Tipps und Ratschläge für eure Steuererklärung zu geben. Für Freiberufler und Selbstständige ist das Thema gefühlt erstmal mühselig. Wer sich aber ein bisschen damit auseinandersetzt, der kann durch Steuern viel Geld sparen.

Andreas Reichert und Tino Keller verraten dir wie.

1. Buchhaltung von Anfang an organisieren

Gerade am Anfang steht bei vielen Freiberuflern und Selbstständigen erstmal das Business im Vordergrund. Die Buchhaltung kommt später. Wenn Belege überhaupt gesammelt werden, dann in Schuhkartons oder Plastikfolien. Mach das nicht! Du verlierst viel Geld und Zeit.

Schnell und effizient ist es, von Anfang an systematisch und diszipliniert vorzugehen. Hier eine Lösung für den klassischen Papierweg.

Erstelle einen Ordner mit vier Bereichen:

  1. Unbezahlte Rechnungen an Kunden: Hier legst du Rechnungen ab, sobald du sie an den Kunden versendet hast.
  2. Bezahlte Rechnungen an Kunden: Sobald ein Kunde bezahlt, verschiebst du die Rechnung um in diesen Ordner. Tipp: Notiere das Zahlungsdatum auf der Rechnung.
  3. Belege und Eingangsrechnungen: Alle Aufwendungen, die du von der Steuer absetzen willst, musst du belegen. In diesem Ordner legst du Belege für Aufwendungen ab. Prüfe den Beleg davor gründlich: Kann man den Beleg noch in einem Jahr lesen? Ist der Beleg selbsterklärend? Wenn nein, lege eine Kopie an oder mach dir eine Notiz mit ergänzenden Informationen.
  4. Bankauszüge: Nicht alle Rechnungen erhältst du automatisch. Prüfe am Ende des Monats anhand deiner Kontoauszüge, ob du etwas vergessen hast.

💡 Tipp von Accountable: Schiebe es nicht auf, sondern mach es sofort.

Alternativ zum klassischen Papierweg kannst du Rechnungen und Belege natürlich auch digital z.B. in einer Dropbox oder in Google Drive ablegen und entsprechende Verzeichnisse anlegen. Wichtig ist allerdings einen Weg konsequent zu gehen: Papier oder digital. Beides gleichzeitig geht meistens schief und kostet dich am Ende viel Zeit.

Wenn du den Papierweg wählst, solltest du auch alle Belege ausdrucken, die du digital vorliegen hast. Nutzt du digitale Verzeichnisse, musst du alle Papierbelege scannen. Zur Sicherheit solltest du trotzdem alle Belege auch im Original aufbewahren (wie z. B. die E-Mail mit dem Rechnungsanhang).

Aber auch zahlreiche Apps und digitale Tools wie Accountable, helfen dir die Buchhaltung zu erleichtern. Eine Übersicht findest du hier.

2. Betriebsausgaben konsequent absetzen

Als Freiberufler oder Selbstständiger musst du dich wie bei so vielen Themen selbst um deine Finanzen kümmern. Die gute Nachricht ist, dass du dadurch viel mehr Möglichkeiten hast, um Steuern zu sparen. Hier die Steuern, die du kennen und im Blick haben solltest:

Vorsteuer: Das ist die Umsatzsteuer, die dir beim Kauf von Waren und Dienstleistungen von deinen Lieferanten in Rechnung gestellt wird. Als Unternehmer kannst du diese Steuer über die Umsatzsteuervoranmeldung vom Finanzamt zurückfordern.

Eine Ausnahme sind Kleinunternehmer. Als solcher bist du von der Umsatzsteuer befreit und kannst sie dementsprechend auch nicht zurückfordern.

Einkommensteuer, Soli & Gewerbesteuer: Diese Steuern hängen von der Höhe deines Gewinns ab. Je höher der Gewinn, desto höher der Steuersatz. Je mehr du also verdienst, desto weniger bleibt am Ende übrig, zumindest prozentual gesehen. Als Unternehmen kann man hier aber mit Betriebsausgaben jede Menge Geld sparen. 

Dazu ein Beispiel:

Marie arbeitet als Designerin und hat einen Gewinn von 40.000 Euro jährlich (Grenzsteuersatz: 40%). Sie kauft sich eine Kamera für 500 Euro. Für die Kamera bekommt sie sowohl die Umsatzsteuer als auch die Einkommensteuer und den Soli zurück .

Umsatzsteuer 80 Euro + Einkommensteuer und Soli 168 Euro = Steuervorteil 248 Euro

💡 Tipp von Accountable: Als Selbständiger gibt es eine ganze Reihe von Betriebsausgaben, die du steuerlich geltend machen kannst (und solltest). Niemand hat immer alle Detail-Regeln zu Steuern im Kopf. In unserer Suchmaschine “Kann ich das absetzen?” kannst du nach den Betriebsausgaben suchen, die dich interessieren.

 3. Home Office Kosten von der Steuer absetzen

Wenn du im Home Office arbeitest, kannst du die Kosten anteilig zur Gesamtwohnfläche absetzen. Dafür gibt es aber ein paar Vorgaben, die zu beachten sind:

  • Es muss sich um einen abschließbaren Raum handeln. Eine Arbeitsecke im Wohnzimmer geht also nicht.
  • Der Raum muss fast ausschließlich beruflich genutzt werden. Eine Schlafcouch ist da schon ein Problem.
  • Das Arbeitszimmer muss der Mittelpunkt der gesamten beruflichen und betrieblichen Tätigkeit sein. Ansonsten sind die Kosten nur bis zu 1.250 Euro im Jahr absetzbar – und auch nur dann, wenn für eine bestimmte Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz genutzt werden kann. Sobald du im Co-Working arbeitest, sind Kosten für ein Home Office also nicht abziehbar.

Dazu drei Tipps, die du vielleicht noch nicht kanntest:

  • Auch wenn du ein Schreibtisch im Co-Working nutzt, kannst du Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer bis zu 1.250 Euro im Jahr abziehen. Denn jeder Selbständige hat vertrauliche Tätigkeiten, die man besser in den eigenen vier Wänden ausübt: Buchhaltung und Steuern.
  • Die strengen Regeln zum häuslichen Arbeitszimmer gelten tatsächlich nur zu Hause. Ein externes Büro ist also steuerlich absetzbar, wenn es beruflich genutzt wird. Dabei muss das externe Arbeitszimmer noch nicht einmal weit von der Wohnung entfernt sein. Ein Büro im Nachbarhaus ist ok.
  • Übst du ein kreativen Beruf aus? Ein Studio in deiner Wohnung (z. B. für Fotoshootings) kannst du steuerlich absetzen. Denn ein Studio gilt nicht als Arbeitszimmer.

4. Auch für Arbeitsmittel bekommst du Geld zurück

Du hast keinen extra Raum für dein Home Office? Deine Arbeitseinrichtung ist trotzdem absetzbar. Arbeitsmittel wie Computer, Schreibtisch, Regale oder Bürostuhl können auch dann abgezogen werden, wenn sich die Arbeitsmittel in deiner Wohnung befinden.

Ein Arbeitsmittel, das ohne Umsatzsteuer höchstens 952 Euro kostet, kannst du im Anschaffungsjahr in voller Höhe absetzen. Bei höheren Kosten musst du die Kosten auf die voraussichtliche Nutzungsdauer aufteilen. Die offizielle Liste dafür findest du hier.

5. Weiterbildung spart Steuern

Kosten für die berufliche Weiterbildung, sowie Trainings sind von der Steuer absetzbar, solange es dir hilft Einkommen zu generieren.

 Arbeitest du z.B. als Expat in Deutschland? Der Deutschunterricht kann eine Geschäftsausgabe sein.

6. Geld sparen durch Essen

Achte darauf, deine Verpflegungsmehraufwendungen von der Steuer abzusetzen. Wenn du mehr als 8 Stunden pro Tag bei Kunden vor Ort bist, kannst Du für die Einsätze den Verpflegungsmehraufwand als Pauschale i.H.v. 14 EUR (bis 2019: 12 EUR) geltend machen.

Der steuerfreie Verpflegungsmehraufwand erhöht sich bei Geschäftsreisen im Ausland. Für Reisen außerhalb Deutschlands gibt es Tagespauschalen von bis zu 62 EUR pro Tag (z.B. London).

Für Geschäftsessen in Restaurants, Hotels etc. dürfen nur 70 % der angemessenen und nachgewiesenen Bewirtungskosten als Betriebsausgaben abgezogen werden. Die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer ist in voller Höhe als Vorsteuer abzugsfähig. Die Bewirtung in den eigenen vier Wänden ist nicht abzugsfähig.

💡 Tipp von Accountable: Das Finanzamt achtet darauf, ob die Bewirtung angemessen ist. Diese Angemessenheit hängt auch von Größe, Umsatz und Gewinn des Unternehmens ab. Vereinfacht gesagt: Achte darauf, dass deine Bewirtungsaufwendungen plausibel sind. Ein Verkäufer im Außendienst hat sicher höhere Bewirtungsaufwendungen als ein Softwareentwickler. Aber auch ein Softwareentwickler kann seine Kollegen oder Geschäftspartner einladen und dadurch leichter weitere Aufträge erhalten.

7. Reisekosten von der Steuer absetzen

Eine Monatskarte kannst du z.B. steuerlich absetzen, wenn dies unter dem Strich günstiger wäre als die Anzahl der Einzeltickets für geschäftliche Reisen (z.B. für Kundenbesuche).

Das gleiche gilt auch für die Bahncard. Wenn du über das Jahr bei beruflichen Zugfahrten so viel durch die Bahncard sparst, dass sich der Kauf lohnt, dann ist der Anteil privater Fahrten irrelevant und die Bahncard kann voll abgesetzt werden.

8. Achte auf Steuervorauszahlungen 

Steuervorauszahlungen können sich zur Liquiditätsfalle entwickeln und im schlimmsten Fall zur Insolvenz.

Dazu ein Beispiel: Ben ist Softwareentwickler und seit 2018 selbständig. Er hat damals seine Steuernummer beantragt und erst einmal niedrige Einkünfte angegeben. Das hat auch soweit funktioniert und er musste nur sehr geringe Steuervorauszahlungen leisten. Allerdings hat sich das Business von Ben sehr gut entwickelt. Die Steuervorauszahlungen, die aber auf Basis der niedrigen Einkünfte berechnet wurden, reichen dadurch nicht aus. Der Schock kommt dann erst ein Jahr später: Ben muss 10.000 Euro für 2018 zahlen und noch einmal 10.000 Euro als nachträgliche Vorauszahlung für 2019.

Diese oder ähnliche Situationen erleben Selbständige sehr häufig. Steigen die Einnahmen sehr stark an, erhöhen sich erst nach einer Weile die Steuervorauszahlungen. Man muss also selbst daran denken, Geld für die Steuern zurückzulegen.

💡 Tipp von Accountable: Prüfe regelmäßig wie sich die Einkünfte entwickeln und rechne dir die mögliche Steuernachzahlung aus. Januar ist ein guter Zeitpunkt, sich das vergangene Jahr anzusehen. Sollte sich dann herausstellen, dass eine hohe Nachzahlung droht, hast du noch genug Zeit, Geld anzusparen. Denn die Steuererklärung muss erst bis zum 31.07. eingereicht werden. Mit einem Steuerberater kann die Abgabefrist sogar bis Ende Februar des Folgejahres verlängert werden (die Steuererklärung für 2020 muss also bis zum 28.02.2022 eingereicht werden).

9. Steuervorteile bei der Altersvorsorge?

Die vergleichsweise hohen Einkünfte im Vergleich zu Festanstellung sind erstmal verlockend. Als Freiberufler oder Selbständiger bist du aber auch selbst für deine Altersvorsorge verantwortlich ist. Die Form ist grundsätzlich dir überlassen. Du solltest nur früh anfangen, etwas zu Seite zu legen. Steuerlich begünstigt sind zum Beispiel Rürup-Pläne.

💡 Tipp von Accountable: Informiere dich frühzeitig über deine Altersvorsorge. Die Beiträge, die erforderlich sind, um im Alter ohne Arbeit auszukommen, sind meistens höher als man denkt.Hast du weitere Fragen oder suchst noch nach einem Weg, um dir die Steuererklärung und Buchhaltung zu vereinfachen? Neben dem Steuerberater bieten Online-Tools wie Accountable mittlerweile zahlreiche Funktionen und Hilfestellungen, die dir das Leben leichter macht.

Hast du weitere Fragen oder suchst noch nach einem Weg, um dir die Steuererklärung und Buchhaltung zu vereinfachen? Neben dem Steuerberater bieten Online-Tools wie Accountable mittlerweile zahlreiche Funktionen und Hilfestellungen, die dir das Leben leichter macht.

Das komplette Webinar von Tino und Andreas findet ihr auch auf unserem YouTube Channel: